Wie Corona die Arbeitsprozesse bei Pasodi verändert hat
Die Corona-Pandemie hat die Welt verändert: die private, die soziale, aber auch die berufliche Welt. Bei Pasodi konnten viele alltägliche Arbeitsabläufe nicht mehr wie gewohnt stattfinden. Von jetzt auf gleich war der einrichtungsübergreifende persönliche Austausch nicht mehr möglich. Es mussten neue Arbeitstools heran, die es ermöglichten, trotz räumlicher Trennung gemeinsam zu arbeiten.
Was genau ist Kanban?
Kanban ist eine Methode des Arbeitsmanagements und hat seinen Ursprung bei Toyota. So kommt das Wort Kanban aus dem japanischen und heißt so viel wie Schild oder visuelles Signal. Und so einfach wie es klingt ist es auch. Das simpelste Kanban Board hat drei Spalten und wird aufgeteilt in „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Die Spalten werden auf einer Tafel angezeichnet. Nun können verschiedene Aufgaben in Form von Karteikarten erstellt werden, die dann die jeweiligen Spalten „durchlaufen“. Sobald ein Prozessschritt abgeschlossen ist, wird die Aufgabe in die nächste Spalte verortet. Das Kanban-Board kann beliebig komplex erweitert werden.
So wurde die digitale Transformation durch Corona deutlich beschleunigt. Digitale Kommunikationstools sind zum allgegenwärtigen Arbeitsmittel geworden. Das Führungskräftemeeting sowie Besprechungen wurden prompt via Videokonferenzen abgehalten und auch Absprachen über Projekte und Prozesse virtuell auf- gebaut. Dadurch haben sich neue Arbeitsweisen eröffnet, es wurden neue Formen der Kommunikation entdeckt und neue Abläufe kreiert. Für Pasodi ist klar: Wir wollen nicht zurück zu der Normalität vor Corona. Die Veränderungen, die Corona herbeigeführt hat, sind keine temporären Veränderungen. Durch die Pandemie haben sich neue Arbeitswege und Verhaltensweisen entwickelt, die sich unabhängig von der Pandemie als förderungswürdig und effizient herausgestellt haben. Ein sehr beliebtes und für Pasodi zu Beginn der Pandemie noch relativ neues Medium war das Kanban-Tool. Mittlerweile werden mittels diverser Kanban-Boards die verschiedensten Prozesse gestaltet und auch komplexe Projekte geplant.
Der Vorteil des Kanbans ist der ständige Überblick über das gesamte Projekt. Wenn eine Karteikarte für einen längeren Zeitraum nicht die Spalte wechselt, können Knoten und Probleme erkannt und angegangen werden.
Besonders für komplexe Projekte, bei denen mehrere Mitglieder involviert sind, eignet sich ein Kanban. Bei Pasodi werden nun seit gut zwei Jahren digitale Kanban-Boards genutzt, um diverse Projekte zu bearbeiten. Jedes Projektmitglied hat einen Zugang zu dem virtuellen Kanban- Board, kann Aufgaben verteilen, Fälligkeitsdaten vergeben, Angaben zur Wichtigkeit der entsprechenden Aufgabe machen etc. Darüber hinaus gibt es eine Chat-Funktion für jede erstelle Karteikarte bzw. Aufgabe, sodass bei Schwierigkeiten sich das Projektteam austauschen und jederzeit über den aktuellen Stand informieren kann.
Ein Use-Case war unter anderem die Neugestaltung des Markendesigns und Markenauftritts, bei dem Pasodi mit einem externen Grafiker aus Hamburg den Prozess mittels Kanban gestaltet hat. In einem weiteren Kanban-Board hat Pasodi ein großes Projekt zur Umstrukturierung der IT- Landschaft im Unternehmen visualisiert.
Kanban als Steuerungselement für die Neugestaltung der IT-Landschaft
Für dieses aktuelle Projekt, das 2021 gestartet wurde und 2023 planmäßig abgeschlossen wird, ist das digitale Kanban-Board eine große Stütze. Bei dem Projekt geht es um die Umgestaltung der Abrechnungs- sowie der Pflege- und Dokumentationssoftware. Die Umstellung betrifft alle Mitarbeitenden – knapp 800 Personen. Für diese große Softwareumstellung ist ein Projektteam von acht Mitarbeitenden zuständig. Das Projektteam hat mittels des Kanban-Boards eine Möglichkeit der Strukturierung und Aufgabenverteilung geschaffen, sodass trotz räumlicher Distanz der Projektmitglieder (verteilt von Nürtingen über Stuttgart bis in den Schwarzwald) gemeinsam effizient und übersichtlich gearbeitet werden kann. Da sich dieses Projekt über zwei Jahre erstreckt ist eine gute Organisation mit einem klaren Zeitplan essenziell.
Der Übergang vom bisherigen zum neuen Softwareprogramm soll für alle Mitarbeitenden so reibungsarm wie möglich stattfinden. Dazu gehört neben der Erstellung des Zeitplans die Vorbereitung von Schulungen sowie die Aufbereitung, Bereinigung und Übertragung der Daten für bzw. auf das neue Softwareprogramm. Der gesamte Change Management-Prozess ist in Kanban abgebildet. Das Kanban hilft, den Überblick zu wahren, klare Absprachen zu machen und die Kommunikation so strukturiert wir möglich zu halten.
Das Projektteam
Für dieses Projekt wurde ein heterogenes Team zusammengestellt, bei dem alle Rollen gegeben und vergeben sind (von der Projektleitung über die Projektleitungsunterstützung, einem Fachmann für alle IT-Themen, einer Qualitätsmanagementbeauftragten, einer Personalsachbearbeiterin, der Leiterin der Finanzbuchhaltung und zwei Einrichtungsleiter*innen).
Das Team trifft sich in regelmäßigen Abständen von zwei Wochen teils virtuell, teils analog. Dort werden Herausforderungen des Projekts und aktuellen To Do’s besprochen. Zwischen den Meetings kann mittels der guten Übersicht des Kanban-Boards weiter miteinander kommuniziert und gearbeitet werden. Eine Flut an E-Mails und Anrufen wird dadurch vermieden. Sowohl die Besprechungen als auch die Phasen dazwischen werden so optimal genutzt.
Zusammenfassend kann gesagt werden: Wir haben uns an unser digitales Kanban-Board schnell gewöhnt und damit eine effiziente Arbeitsweise für uns entdeckt. Dieses werden wir auch nach der Pandemie weiter nutzen und ausbauen und freuen uns auf das neue normale Arbeiten.
Kathrin Stefanie Roos
Projektleiterin Prozesse und Unternehmenskommunikation
www.pasodi.de
Beitrag aus PARITÄTinform 1/2022
