Die gesetzlichen Vertreter eines eingetragenen Vereins, also die laut Satzung vertretungsberechtigten und im Vereinsregister einzutragenden Personen, haben gemäß § 34 AO für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten zu sorgen. Zu den steuerlichen Pflichten eines Vereins gehören vor allem die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten (§§ 140 - 148 AO), die Pflicht zur Auskunftserteilung (§ 93 AO) und zur Erstattung von Mitteilungen (§§ 137 - 139 AO), die Pflicht zur Abgabe von Steuererklärungen (§§ 149 - 153 AO) und die Pflicht zur Zahlung der Steuerschulden (insb. Lohn-, Umsatz-, Körperschafts-, Gewerbe- und Grundsteuer). Gemäß § 69 AO haften die in den §§ 34 und 35 AO bezeichneten Personen - notfalls mit ihrem Privatvermögen und gegebenenfalls auch für Säumniszuschläge - soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihnen auferlegten Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden oder soweit infolgedessen Steuervergünstigungen oder Steuererstattungen ohne rechtlichen Grund gezahlt werden.
Als Besonderheit bei der Lohnsteuer ist zu beachten, dass dann, wenn die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel zur Zahlung der vollen Löhne einschließlich des Steueranteils nicht ausreichen, nur soviel an Lohn ausgezahlt werden darf, dass auch die darauf entfallende Lohnsteuer zu den gesetzlichen Fälligkeitszeitpunkten ans Finanzamt abgeführt werden kann. Beim Lohnsteuerabzugsverfahren verwaltet nämlich der Arbeitgeber die vom Arbeitnehmer geschuldete Steuer treuhänderisch. Ein Verstoß gegen diese Pflicht wird regelmäßig als grob fahrlässig behandelt.
Bei den übrigen Steuerschulden besteht kein vorrangiger Anspruch des Finanzamts. Reichen die finanziellen Mittel des Vereins nicht aus, kommt eine persönliche Haftung eines Vorstandsmitglieds in Betracht, wenn dieses in der konkreten Situation das Finanzamt gegenüber anderen Gläubigern benachteiligt hat.
Möglich ist eine Haftungsbefreiung bei Einschaltung eines Steuerberaters. Wird die Erledigung der steuerlichen Angelegenheiten des Vereins einen Steuerberater übertragen, sind die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder von einer Haftung befreit, wenn sie dem Steuerberater den vollen, wahrheitsgemäßen Sachverhalt samt Unterlagen zur Beurteilung und Verwertung überlassen haben. Der Steuerberater muss weiterhin ordnungsgemäß ausgewählt sein. Es dürfen keine Zweifel an seiner Fachkunde und an seiner Zuverlässigkeit bestehen. Der Vorstand muss die pünktliche Erledigung der Steuerangelegenheiten durch den Steuerberater gewissenhaft überwachen.
Für Zuwendungsbestätigungen im Rahmen des Spendenrechts gilt außerdem gemäß § 10b Absatz 4 Satz 2 EStG, dass derjenige, der vorsätzlich oder fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder der veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, für die entgangene Steuer haftet. Diese wird pauschal mit 30 % des zugewendeten Betrags angesetzt.